Política de Tratamiento de Datos Personales

Colombiasystems su proveedor de vozip.

1. Objetivo y Marco Legal La presente política establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Colombiasystems, en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normativas vigentes en la República de Colombia.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

• Razón Social / Nombre: Colombiasystems

• NIT / C.C.: 900.016.317-4

• Domicilio: Transversal 24 numero 61B-16, Bogota

• Correo Electrónico: [privacidad@ colombiasystems.com]

• Teléfono: 57 6019164111

3. Finalidades del Tratamiento de los Datos Los datos personales proporcionados por nuestros clientes, usuarios, proveedores y empleados serán utilizados exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Gestión de Plataformas Omnicanal: Operar y administrar interacciones a través de WhatsApp multiagente, chatbots y otros canales de mensajería instantánea para brindar soporte y atención automatizada.

• Operación de Call Center: Registrar y almacenar llamadas telefónicas y biométricos de voz con fines de auditoría, calidad del servicio y validación de acuerdos comerciales o soporte técnico.

• Administración de CRM: Almacenar el historial de interacciones, datos de contacto y preferencias de los usuarios en nuestro sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) para personalizar la atención y el servicio.

• Fines Comerciales y de Facturación: Enviar cotizaciones, facturas, estados de cuenta y gestionar la cobranza de los servicios prestados.

• Marketing y Comunicaciones: Enviar boletines informativos, actualizaciones de software, promociones y novedades sobre nuestras herramientas tecnológicas.

4. Derechos de los Titulares Como titular de los datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Colombiasystems.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a su información personal.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos (PQRS) Para ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, o revocar la autorización, el titular puede enviar una solicitud formal a través del correo electrónico privacidad@colombiasystems. com.

• La solicitud debe incluir: Nombre completo, número de identificación, descripción clara de la solicitud (qué dato desea actualizar, eliminar o conocer) y un correo electrónico de notificación.

• Colombiasystems dará respuesta a la solicitud en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

6. Seguridad de la Información Colombiasystems cuenta con protocolos de seguridad, acceso restringido a bases de datos y cifrado de información en sus servidores y plataformas de vozip, Chatbots y Call Center para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos.

7. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos La presente política entra en vigencia a partir del 01 de 01 de 2024. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, o hasta que el titular solicite su eliminación, salvo que la ley exija su conservación.